Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
- Một hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần sau:
* Phần cứng: Máy tính, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác.
* Phần mềm: Hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, phần mề m kế toán
* Các thủ tục: Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ).
* Cơ sở dữ liệu kế toán: File danh mục tự điển, file nghiệp vụ * Con người:
- Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế hệ thống, lập trình viên…)
- Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính)
- Các nhà quản trị doanh nghiệp.
Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. Trong đó con người nắm quyền chủ động trong hệ thống thông tin kế toán.
